Kumpulan Contoh Surat Audensi Yang Bagus Dan Benar

Kumpulan Contoh Surat Audensi Yang Bagus Dan Benar

Audiensi adalah sebuah pertemuan resmi yang diadakan antara seorang kepala negara dan orang lainnya, yang diundang oleh kepala negara tersebut. Terkadang undangan berisi permintaan untuk melakukan pertemuan kepada orang lainnya. Meskipun secara halus menyebutkan hanyalah pertemuan biasa, namun sering dikaitkan dengan keberadaan kekuasaan atau monarki.

Atau dapat pula diartikan sebagai kunjungan kehormatan atau pengunjung, para penggemar di suatu ceramah. Pada umumnya kegiatan ini dilakukan oleh sekelompok masyarakat terhadap pejabat pemerintah, seperti Bupati, Gubernur, ataupun Presiden.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, arti dari ‘’Audiensi” ialah kunjungan kehormatan. Dalam bahasa Inggris ‘’Audience’’ bermakna hadirin, penonton, pendengar. Dan bisa saja disimpulkan menjadi : Proses dengar pendapat antara kedua belah pihak, membahas suatu hal tertentu.

Guna keperluan mengadakan acara, maka dibuatlah surat yang berisi permohonan menghadiri. Supaya pejabat atau orang yang dituju pada akhirnya mau hadir atau datang. Oleh sebab itu harus dibuat permohonan yang baik dan benar.

Tata Cara Melakukan Audiensi

Satu hal yang harus dipahami, yakni sebelum melakukan semua itu, pahami dulu tata caranya. Jangan sampai salah, sehingga mengundang salah paham pihak yang diundang menolak datang. Berikut ulasan, contoh kecil semisal sebuah organisasi kemasyarakatan, ingin menghadirkan pejabat penting pada acaranya.

1. Sebelum event resmi digelar, terlebih dahulu diadakan rapat pada instansi atau pihak yang akan menyelenggarakan acara. Yang terdiri dari : Ketua atau kepala pimpinan, wakil ketua, sekretaris, wakil sekretaris dan juga bendahara.

2. Bersama dewan penasihat, meminta petunjuk tentang apa yang harus dibicarakan nanti pada saat menghadap ke pejabat setingkat Lurah, Camat, Bupati dan Gubernur.

3. Setelah mendapatkan kesepakatan musyawarah dan direstui oleh dewan penasihat, pengurus kemudian membuat surat audiensi.

4. Sekretasis menyiapkan hal-hal yang diperlukan seperti :
a. Surat Keputusan (SK) yang ditetapkan oleh organisasi dari mulai DPD Kecamatan, DPD Kabupaten, DPD Propinsi, hingga DPD Pusat.
b. Struktur kepengurusan organisasi, Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga
c. Program kerja nyata baik jangka pendek maupun jangka penjang. Jika belum paham benar cara menyusunnya, dapat dikonsultasikasi dan dikoordinasi dengan sekretaris DPD kabupaten ataupun propinsi.
d. Memberikan penjelasan program yang sedang berlangsung dalam waktu dekat.

5. Sang pimpinan atau ketua memperkenalkan struktur kepengurusan satu persatu, mulai dari ketua, sekretaris, bendahara dan mereka yang terlibat dalam audiensi. Diperkenalkan sesuai dengan kedudukannya masing-masing di dinas atau kepengurusan.

6. Ketua menjadi juru bicara pada saat temu wicara dengan pejabat setempat. Berkomentar memohon pembinaan atas organisasi yang ia pimpin, sebab berada di wilayah hukumnya, dan sebagainya.

Surat audiensi tersebut beraneka rupa, dan yang terpenting hendak ditujukan ke pejabat pemerintah atau orang yang paling dianggap berkuasa. Pada umumnyajika merunut siapa yang membuat, dapat dibedakan beberapa contoh di bawah ini :
1. Surat audiensi ke kementrian
2. Surat audiensi ke dinas pendidikan
3. Surat audiensi ke perusahaan
4. Surat audiensi ke dinas pendidikan
5. Surat audiensi mahasiswa
6. Dan sebagainya

Tips membuat surat audiensi yang benar :
- Gunakan bahasa baku atau resmi
- Isi tulisan singkat, padat dan jelas
- Menjunjung tinggi nilai kesopanan dan kepatutan, meskipun itu hanya bersifat surat. Tapi imbas yang ditimbulkan akan menimbulkan ketidaknyamanan kedua belah pihak, bila terjadi kesalahapahaman terhadap penulisan pemberitahuan
- Teliti sebelum mengetik, jangan sampai terjadi typo atau salah penulisan, untuk ejaan nama tanggal, perihal serta nama pejabat, serta kedudukan yang disematkan oleh pihak yang akan diundang
- Jika surat telah selesai dibuat, lakukan pengecekan ulang untuk yang terakhir, sebelum dicetak. Konfirmasikan kebenaran tentang jabatan atau kedudukan orang yang akan diundang. Ini untuk menghindari kesalahpahaman pejabat yang akan diundang

Beberapa contoh surat audiensi yang bagus dan benar :

1. Surat audiensi mahasiswa
=====================================================
KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS KUSUMA JAYA
Nomer : 01/A/KM KJ/I/2018
Lampiran :   1 Bundel
Hal            :   Permohonan

Kepada Yth,
Bapak Prof. Dr. Bagus Pranata
Di Tempat

Assalamualaykum Wr. Wb

Bersama salam serta doa, semoga Bapak selalu mendapat limpahan rahmat dan berkah dari Allah SWT, dan kesuksesan menyertai untuk setiap perjalanan aktifitas sehari-hari.

Sehubungan telah diadakannya Konferensi ke XV Keluarga Mahasiswa Universitas Kusuma Jaya pada tanggal 15 Agustus 2018 di Gedung Islamic Semarang. Maka melalui surat ini kami Formateur dan Middle Formateur terpilih, bermaksud memohon Audiensi kepada Bapak. Berharap semua dimaksudkan agar kedepannya, selaku pengurus dapat mengemban amanah tersebut secara baik dan benar.

Sekian surat permohonan audiens kami buat. Besar harapan semoga Bapak sudi mengabulkan permohonan ini. Atas nama seluruh pengurus, kami menghaturkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya atas dikabulkannya permintaan tersebut. Semoga Allah SWT senantiasa membalas kebaikan Bapak, dengan kesuksesan dan kebahagiaan bagi Bapak dan keluarga.

Ketua                                                                    Sekretaris Umum
   

Anggito Gumelar                                                         Suprapto

                                         
2. Surat audiensi ke Instansi, Perusahaan, Dinas dan Pemda
===========================================================
Nomer          :  No 5 /KODE/PERUSAHAAN/BULAN /TAHUN
Lampiran      : -
Perihal          :  Audiensi dengan Instansi/Perusahaan/Dinas/Pemda

Kepada Yth,
Di Tempat

Dengan Hormat

Bersama ini kami PT Bunga Bintang, berkeinginanuntuk memperkenalkan (Program/Produk/Organisasi/dll)dantelah berlangsung selama (lama waktu) tahun.

Sehubungan perihal tersebut, mohon kesediaan Bapak untuk dapat menyempatkan waktu dan tempat, guna menerima kunjungan dan pemaparan yang akan kami lakukan, lebih lanjut tentang (Program/Produk/Organisasi/dll). Sehingga dapat menerima masukan untuk (Program/Produk/Organisasi/dll) ke depannya.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan banyak terima kasih

Tempat, tanggal bulan tahun

Jabatan/Title Instansi/Organisasi/Usaha

Tembusan :
(..................)
Arsip

3. Surat audiensi ke Gubernur
====================================================
Nomor       :      008/Pan.PS-10/FAB/SMAN/2018                                          Semarang, 27 Agustus 2018Hal       :  Biasa         
Pokok  :  Permohonan Audiensi

Kepada
Yth Gubernur Jawa Tengah
u.b. Kepala Biro Humas dan Protokol Kantor
Gubernur Propinsi Jawa Tengah
Di Semarang


Dengan Hormat

       Dalam rangka menumbuh kembangkan kreatifitas dan kepedulian terhadap isu lingkungan hidup, maka kami OSIS SMA Negeri 8 Semarang akan mengadakan ‘’Jambore Iptek Lingkungan Se-Jawa’’ yang dirangkum dalam kegiatan ‘’Pesta SMANTI 2018. Festival Anak Bangsa’’ yang akan dilaksanakan pada tanggal 1 – 5 September 2018.

Adapun kegiatan ini akan diikuti oleh seluruh pelajarar SMA dengan perincian sebagai berikut :
1. SMA yang mewakili Propinsi Se – Jawa
2. SMA yang mewakili kabupaten/Kota Se – Jawa Tengah
3. SMA di Kota Semarang

        Berkenaan hal tersebut, kami selaku panitia berkeinginan untuk mengadakan audiensi dengan Bapak Gubernur, guna memohon petunjuk dan pengarahan. Sekaligus mengharap penuh hormat kesediaan Beliau untuk membuka perhelatan acara tersebut.

       Demikianlah surat kami sampaikan dengan harapan kiranya Bapak Gubernur berkenan sudi  hadir di acara yang kami gelar pada hari tersebut. Terima kasih banyak.


                                Panitia Pesta SMANTI 2018
Buka Komentar