Skip to main content

Inilah Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

Penanganan surat merupakan suatu kegiatan yang berupa pemrosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk dari luar, kemudian penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan yang telah tersedia.
Inilah Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

Pada dasarnya penanganan surat tidak boleh di lakukan dengan sembarangan, ada beberapa cara yang harus Anda ketahui agar semuanya tertata. Penanganan surat sendiri bisa dilakukan dengan 3 cara, diantaranya :

  • Sistem buku Agenda ini merupakan yakni sistem pengurusan surat dimana surat masuk dan surat keluar akan di catat ke dalam buku-buku. Dalam penanganan surat dengan sistem yang satu  ini, setiap surat masuk dan surat keluar harus tercatat rapi di dalam buku agenda. Lalu untuk setiap pendistribusian surat, harus terlebih dahulu dicatat ke dalam buku ekspedisi.
  • Sistem Pola Baru/Modern, ini juga di sebut sebagai sistem kartu kendali.yang merupakan sistem pengurusan surat dimana surat masuk dan surat keluar di catat ke dalam beberapa kartu.
  • Sistem Takah.

Mengenai penanganan surat masuk sistem buku agenda, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Penerimaan

Setiap surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau petugas tertentu dalam suatu organisasi. Selanjutnya diteliti alamatnya satu persatu, ini bertujuan untuk mengetahui apakah alamatnya benar atau tidak.

Tugas penerima surat, di antaranya :

• Mengumpulkan serta menghitung jumlah surat yang masuk pada organisasi terkait.
• Meneliti ketepatan alamat dari pengirim surat.
• Mengkategorikan setiap surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
• Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda diterima surat tersebut

Penyortiran

Penyortiran surat masuk merupakan kegiatan yang berupa pemisahan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Surat masuk bisa dikelompokkan dalam tiga macam, diantaranya :

• Surat pribadi.
• Surat dinas.
• Surat-surat dinas atau pun beberapa surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.

Lihat juga: Aneka Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor

Langkah yang harus dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat merupakan memilah-milahkan surat

1. Unit Organisasi

Beberapa surat tersebut dikelompokkan menurut tujuan surat, yakni kepada pimpinan dan pada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

2. Macamnya

Beberapa surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat dinas, surat tercatat, surat pribadi, dan sebagainya.

3. Klasifikasinya

Pemilahan berikutya, terutama Beberapa surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera yang harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam, surat segera yang diterima maksimal 2 x 24 jam, dan surat biasa yang maksimal 5 hari harus diterima.

4. Kualifikasinya

Berikutnya beberapa surat yang dikelompokkan menurut kualifikasinya, seperti surat sangat rahasia dengan kode SR = membahayakan keselamatan negara, surat rahasia dengan kode R = menimbulkan kerugian negara, surat terbatas / konfidensial dengan kode K = hanya diketahui pejabat tertentu, surat biasa dengan kode B.

5. Pencatatan surat

Disini tidak setiap surat boleh dibuka, namun ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas dan hanya orang yang dituju sajalah yang memiliki hak untuk membuka surat tersebut.

Nah cara membedakan surat tersebut dengan surat yang lain bisa dilihat dari amplop dan alamatnya. Pada umumnya surat  rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Dan untuk surat pribadi bisa dilihat dari cara penulisan alamatnya. Beberapa surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja dari sang pengirim.

6. Pengarahan surat

Surat yang telah diagendakan lalu dilampiri lembar disposisi, setelah itu, surat masuk berikut lembar disposisi dan diserahkan pada pimpinan untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembar disposisi tersebut yang berupa instruksi atau informasi. Dan untuk surat yang telah memperoleh instruksi lalu diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses.

7. Penyampaian surat

Aktivitas disini merupakan menyampaikan Beberapa surat ke alamat yang dituju. Nah untuk mendistribusikan surat pada Beberapa bagian yang ada pada suatu organisasi, pada umumnya  ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ekspedisi ini di pakai sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau juga pendistribusian surat. Setiap data yang tercatat disini lebih sedikit dari buku agenda, yakni nomor urut, isi surat, tujuan surat, dan paraf penerima.

8. Penyimpanan surat

Apabila surat telah selesai diproses, maka surat asli harus segera diserahkan pada bagian TU untuk disimpan / diarsipkan dengan menggunakan metode pengarsipan yang digunakan di kantor terkait.
Comment Policy: Silahkan tuliskan komentar Anda yang sesuai dengan topik postingan halaman ini. Komentar yang berisi tautan tidak akan ditampilkan sebelum disetujui.
Buka Komentar
Tutup Komentar