Skip to main content

Sifat Administrasi Perkantoran Secara Umum

Secara umum Administrasi perkantoran bersifat luas dan terbuka, yang artinya pekerjaan kantor bisa dikerjakan di mana saja untuk sebuah organisasi, tidak terbatas pada gedung atau kantor saja, melainkan kita bisa melakukannya di luar kantor.
Sifat Administrasi Perkantoran Secara Umum

Saya yakin sebuah perusahaan pastinya mempunyai gedung atau tempat yang dipakai untuk bekerja. Tetapi untuk beberapa posisi atau pekerjaan mempunyai tugas yang mengharuskan mereka pergi keluar untuk melaksanakan tugasnya masing-masing, namun kantor masih menjadi tempat mereka untuk menyelesaikan laporan atau tugas-tugas lainnya.

Inilah mengapa saya katakan bahwa administrasi perkantoran bersifat terbuka mengenai tempat pelaksanaan tugasnya. Dan mengena sifat luasnya dari administrasi perkantoran, berarti bahwa administrasi kantor diperlukan dimana-mana dan dilakukan dalam semua organisasi yang berkaitan. Setiap pekerjaan dilakukan oleh setiap posisi dalam perusahaan, mulai dari atasan yang memegang posisi tertinggi sampai pegawai paling bawah sekalipun. Di bawah ini adalah contohnya:

  • Seorang petugas listrik mencatat meteran listrik di setiap rumah yang kemudian akan di laporkan ke kantor tempat ia bekerja.
  • Petugas sensus penduduk menyelesaikan pekerjaan kantornya dengan mendatangi rumah-rumah untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.
  • Seorang petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan tugasnya dengan memeriksa setiap karcis penumpang.
  • Seorang  petugas PDAM akan selalu mencatat meteran air dari rumah-rumah yang berlangganan.
  • Seorang petugas pengirim barang akan mengantarkan barang ke alamat yang dituju dan mencatat penerimaan yang sudah sukses.
  • Seorang polisi yang sedang melakukan razia, mereka semua akan mencatat nama pelanggar dan sanksi apa yang akan diberikan pada yang melanggar.
  • Seorang petugas gas elpiji akan melakukan pendataan dan pemeriksaan ke setiap rumah.

Administrasi Perkantoran Wajib Dilaksanakan Oleh Semua Elemen Dalam Perusahaan

Walaupun beberapa orang mempunyai bagian atau porsinya masing-masing dalam melaksanakan tugas tetapi pekerjaan itu bisa menjadi monopoli beberapa pegawai tersebut. Pekerjaan kantor harus dilakukan oleh setiap orang dalam perusahaan, mulai dari dari mereka yang menjabat sebagai  pimpinan yang paling tinggi sampai pegawai terendah sekalipun. Alasannya agar setiap elemen tidak ada sifat istimewa apabila sudah menyangkut pengadministrasian kantor sebab ini alah komitmen bersama anggota perusahaan atau organisasi.

Baca juga: Pengertian Administrasi Perkantoran Lengkap

Kita dapat membuat contoh seorang direktur menghubungi kantor lain yang bertujuan untuk menghimpun keterangan atau data yang diperlukan atau sebaiknya menunggu telepon dari kantor lain tersebut. Dan seorang pegawai dengan posisi yang cukup rendah, tidak hanya mempunyai tugas untuk membersihkan beberapa tempat di kantor tapi juga bisa melakukan pekerjaan lain berupa mengantar surat ataupun mengisi buku ekspedisi.

Atau juga kita melihat seorang mandor pabrik mencatat para karyawan atau pekerja yang lembur ataupun mereka yang tidak masuk kerja tanpa mengurangi tugas utama dari mandor tersebut. Agar Anda lebih paham, mari kita lihat beberapa contoh di bawah ini :

  • Seorang kurir, tidak hanya melakukan pengantaran barang pada orang lain saja, namun dia juga meminta bukti penerimaan barang ataupun surat yang diantarkan pada orang yang dituju dan melakukan pencatatan atas apa yang dia antar.
  • Pengisian jurnal di kelas bisa dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas walaupun memang tugas pokok sekretaris.
  • Satpam dapat dititipin surat oleh wali murid lalu ia harus mencatat dalam buku penerimaan surat baru yang kemudian ia memberikan surat itu pada orang yang ditujukan di sekolah.
  • Seorang siswa yang piket bertugas sebagai resepsionis dan juga mencatat nama-nama guru yang hadir dan mengajar di kelas tersebut.
  • Seorang manajer bertugas dalam menggerakkan karyawannya untuk bekerja semaksimal mungkin tetapi dia sebagai manajer juga harus melakukan pekerjaan kantor yang berupa membantu tugasnya dalam mengatur bawahannya, seperti halnya melakukan panggilan telepon pada relai ataupun pada menyimpan dokumen sendiri.
  • Guru bisa menuliskan surat pada kepala sekolah terkait sebab tidak bisa hadir untuk mengajar di sekolah.
  • Kakak kelas dapat mendatangi kelas lain untuk menawarkan dan mencatat siapa saja yang ingin ikut dalam ekstra kulikulernya di sekolah.

Seperti yang saya katakan di awal Administrasi Perkantoran itu bersifat luas dan terbuka. Dan semua elemen yang berkaitan mempunyai kepentingan juga untuk menjalankan tugas. Lihat juga: Fungsi Administrasi Perkantoran yang Perlu Anda Ketahui
Comment Policy: Silahkan tuliskan komentar Anda yang sesuai dengan topik postingan halaman ini. Komentar yang berisi tautan tidak akan ditampilkan sebelum disetujui.
Buka Komentar
Tutup Komentar