Skip to main content

Inilah Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor


Perlengkapan kantor adalah barang - barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.

Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis - jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi perbekalan kantor, mesin - mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan. Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor. Beberapa kegunaan peralatan kantor adalah sebagai berikut.

Baca juga : Jenis Jenis Arsip Dalam Perkantoran

Kegunaan Peralatan Kantor
  • Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor
  • Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
  • Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan
  • Sebagai asset dan pelengkap kantor
Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut :
  • Pengajuan surat permohonan ke gudang 
  • Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas
  • Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengeluaran
  • Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk
  • Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya
  • Bendahara meminta persertujuan pimpinan
  • Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan
  • Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas         
  • Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang
  • Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan 
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut :
  • Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
  • Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
  • Pengeluaran atau pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor.
  • Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.
  • Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Baca juga : Pentingnya Mengenal Karakteristik Administrasi Perkantoran

Dengan memperhatikan beberapa hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena Pengeluaran atau pendistribusian dilakukan dengan baik.     

Berdasarkan prosedur pengadaan peralan kantor diatas seharusnya pegawai administrasi kantor sudah dapat membeli kebutuhan peralatan untuk kantor.
Comment Policy: Silahkan tuliskan komentar Anda yang sesuai dengan topik postingan halaman ini. Komentar yang berisi tautan tidak akan ditampilkan sebelum disetujui.
Buka Komentar
Tutup Komentar