Skip to main content

Jenis Jenis Arsip Dalam Perkantoran


Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. Berikut ini jenis - jenis arsip dalam perkantoran.

Baca juga : Pengertian Administrasi Perkantoran Lengkap

Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada  tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi :
  • Surat, contohnya : Naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
  • Pita rekaman
  • Mikrofilm
  • Disket
  • Compact dist
  • Flast dist 
Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya
  • Financial record adalah arsip yang berisi catatan yang berhubungan kegiatan/ masalah keuangan. contoh : kwitansi, cek, giro, faktur dll
  • Personal record adalah arsip yang berisi tentang data-data kepeawaian. contohnya : riwyata hidup, surat lamaran pekerjaan, absen pegawai dll
  • Inventory record adalah arsip yang berisi tentang data-data keadaan barang dagangan. contoh : surat yang memuat tentang jumlah barang, kondisi barang, lokasi/tempat barang tersebut.
  • Production record adalah arsip yang berisi catatan mengenai keadaan produksi. contohnya laporan produksi
  • Sales record adalah arsip yang berisi catatan-catatn informasi mengenai penjualan . contoh : surat pesanan, list harga dll.
Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
  • Arsip dinamis : diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
  • Arsip statis : yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya
  • Lembaga Pemerintahan : meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
  • Instansi Pemerintah / swasta : meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.
Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
  • Arsip tidak penting: arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.
  • Arsip biasa : arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja.
  • Arsip penting : arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian.
  • Arsip sangat penting : arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.
  • Arsip rahasia : arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

Jenis Arsip Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas :
  • Nilai guna primer yaitu :  nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
  • Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
Comment Policy: Silahkan tuliskan komentar Anda yang sesuai dengan topik postingan halaman ini. Komentar yang berisi tautan tidak akan ditampilkan sebelum disetujui.
Buka Komentar
Tutup Komentar