Langkah Langkah Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor

Pengadaan barang harus direncanakan dengan hati-hati agar pengadaannya sesuai dengan apa yang diharapkan serta memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana di kantor. Perencanaan sarana prasarana sendiri memiliki pengertian, Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas kantor, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Langkah – langkah pengadaan sarana dan prasarana kantor yaitu :

Baca juga : Mengenal Jenis – Jenis Perlengkapan Kantor

Mendata segala kebutuhan

Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan kantor yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan kantor.

Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli

Apabila kebutuhan yang diajukan ternyata melampaui kemampuan daya beli atau daya pembuatan, harus diadakan seleksi menurut skala prioritas terhadap alat-alat yang mendesak pengadaannya. Kebutuhan yang lain dapat dipenuhi pada kesempatan yang lain.

Mencatat dan mengurusi

Mengadakan inventarisasi terhadap alat atau media yang telah ada. Alat yang sudahh ada perlu dilihat kembali, lalu mengadakan re-inventarisasi. Alat yang perlu diperbaiki atau diubah disendirikan untuk diserahkan kepada orang yang dapat memperbaiki.

Mulai melakukan pengadaan

Menunjuk seseorang (bagian perbekalan) untuk melaksanakan pengadaan alat. Penunjukan ini sebaiknya mengingat beberapa hal, yaitu keahlian, kelincahan berkomunikasi, kejujuran, dan sebagainya-dan tidak hanya seseorang.

Melakukan pemakaian

Menyerahkan alat pada bagian yang membutuhkan untuk menunjang kegiatan kerja atau melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapaisasaran, kelancaran, dan ketetapan tercapainya tujuan yang diharapkan.

Pertanggung Jawaban

bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan dalam hal pemakaian alat kantor dan mencengah penyalahgunaan wewenang dengan tujuan keuntungan pribadi, golongan atau pihak-pihak lain.

Penyimpanan

Melakukan penyimpanan barabg sesuai kesepakatan ataupun aturan yang telah ditetapkan oleh kantor.

Baca juga : Inilah Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Seringkali kantor mendapatkan bantuan sarana dan prasarana dari pemerintah. Namun, jumlah bantuan tersebut biasanya terbatas dan tidak selalu ada, sehingga pengelola sarana dan prasarana kantor dituntut juga untuk mengusahakannya dengan cara lain. Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor yang bisa dijadikan pilihan dalam pengadaan sarana dan prasarana.

Pembelian

Pembelian merupakan cara umum dilakukan oleh lembaga, pembelian adalah pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara lembaga menyerahkan sejumlah uang kepada penjual untuk memperoleh sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
 
Produksi sendiri

Produksi sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan lembaga melalui pembuatan sendiri oleh masyarakat dalam lembaga. Cara ini akan efektif jika dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana yang sifatnya ringan seperti alat peraga, media presentasi, hiasan/dekorasi ruangan, buku-buku dan lain-lain. Kegiatan produksi sendiri ini dapat melatih kreativitas dan melatih jiwa kewirausahaan.

Penyewaan

Penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan  sarana dan prasarana dengan jalan memanfaatkan sementara barang milik pihak lain umtuk kepentingan lembaga dan kemudian membayarnya berdasarkan perjanjian sewa-menyewa.